Bölüm 8 — Uygunsuzluk ve Sertifikasyon
Bu bölüm, Shipots'un uyum (compliance) tarafını anlatır: sertifikaların takibi, raporlama ile süresi dolan kayıtların izlenmesi, uygunsuzlukların (NC) ISM formunda bildirimi, düzeltici/önleyici faaliyetlerin yönetimi ve kapatma süreci.
Modüldeki sayfalar:
| Sayfa | URL | İşlev |
|---|---|---|
| Personel Sertifikaları | /certificates?group=1 | Mürettebat bazlı sertifikalar |
| Gemi Sertifikaları | /certificates?group=2 | Gemi bazlı sertifikalar (Klas, SOLAS, MARPOL vb.) |
| Uygunsuzluk | /nonconformance | NC bildirimi, düzeltme faaliyeti, kapatma |
Not: Uygulamada sertifika belgesinin dosya olarak yüklenmesi desteklenmemektedir. Sertifikalar yalnızca numara, düzenleme tarihi ve son geçerlilik tarihiyle kayıt altına alınır. Orijinal PDF/görsel kopyalar ayrı bir dosyalama sisteminde tutulmalıdır.
8.1 Sertifika Yönetimi
Sol menüden Sertifikalar → Personel veya Sertifikalar → Gemi ile açılır. Her iki alt sayfa da aynı Certificates.cshtml şablonunu kullanır; tek fark, hangi sahibi (Personel veya Gemi) gösterdiğidir.
- Personel sertifikaları (
?group=1) — STCW, Sağlık Raporu, Gemiadamı Cüzdanı gibi bireysel belgeler - Gemi sertifikaları (
?group=2) — Klas, SOLAS, MARPOL, Bayrak devleti sertifikaları gibi gemi bazlı belgeler
[ŞG: Sertifika Listesi sayfası — üstte filtre paneli açılır/kapanır, altta 8 sütunlu tablo]
Sayfa yapısı
Sayfa iki sekmeden oluşur:
- Liste — Kayıtların detay tablosu
- Rapor — Pivot matris ve özet istatistikler (bkz. 8.2)
8.1.1 Filtre paneli
Sayfanın üstündeki 🔽 Filtre başlığına tıklayarak filtre panelini açabilir/kapatabilirsiniz.
Filtre alanları:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Personel / Gemi | Çoklu seçim |
| Sertifika Türü | Çoklu seçim |
| Durum | Geçerli / Geçersiz |
| Kalan Gün ≤ | Sayısal — belirtilen gün sayısından az kalanlar (örn. 90 yazın, 90 gün veya daha az kalan tüm kayıtları görürsünüz) |
| Son Geçerlilik Başlangıç / Bitiş | Tarih aralığı |
| Metin Ara | Ad, sertifika no üzerinde arama |
| Temizle | Tüm filtreleri sıfırlar |
Filtrelerin sağında anlık olarak "X kayıt gösteriliyor" sayaç görüntülenir.
8.1.2 Tablo sütunları
| Sütun | Açıklama |
|---|---|
| Personel / Gemi | Sahibin adı |
| Sertifika Türü | Sertifika türünün adı |
| Sertifika No | Benzersiz sertifika numarası (kod biçiminde) |
| Düzenleme | Düzenleme tarihi (gg.aa.yyyy) |
| Son Geçerlilik | Son geçerlilik tarihi |
| Kalan | Kalan gün sayısı — renk kodu: 🔴 Süresi Dolmuş (<0), 🟡 30 günden az, 🟢 30+ gün |
| Durum | Yeşil Geçerli / Kırmızı Geçersiz |
| (son) | ✏️ Düzenle / 🗑️ Sil |
8.1.3 Yeni Sertifika ekleme
- Sağ üstteki ➕ Yeni Sertifika düğmesine tıklayın.
- Açılan modalde alanları doldurun:
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|---|---|---|
| Personel / Gemi | Açılır menü (sayfaya göre) | ✅ |
| Sertifika Türü | Ayarlar → Sertifika Türleri'nden gelen liste | ✅ |
| Sertifika No | Benzersiz numara | — |
| Düzenleme Tarihi | Sertifikanın düzenlendiği tarih | — |
| Son Geçerlilik | Bitiş tarihi | ✅ |
| Durum | Geçerli / Geçersiz | — |
Otomatik son geçerlilik hesaplaması
Sertifika Türleri ekranında (Bölüm 13.4) Geçerlilik Yıl / Ay / Gün tanımlanmışsa:
- Düzenleme Tarihi'ni girdiğinizde Son Geçerlilik alanı otomatik olarak hesaplanır (örn. Düzenleme + 5 yıl).
- Hesaplanmış tarih yeşil kutu içinde "Otomatik" etiketiyle gösterilir.
- İsterseniz manuel olarak başka bir tarih girebilirsiniz.
Takip bayrağı
Bazı sertifika türleri "Takip" bayrağı ile işaretlenmiştir — bu türlerde uyarı sistemi çalışır ve panelde (Bölüm 2.6) gösterilir. Takip edilmeyen türler süresi dolunca uyarı üretmez.
İpucu: Gemi sertifika türlerinin takip bayrağını mutlaka açık tutun — Klas, SOLAS gibi zorunlu sertifikaların süresinin farkında olmak operasyonel devamlılık için kritiktir.
8.1.4 CSV Dışa Aktarma
Tablonun üst sağ köşesinde 📥 CSV İndir düğmesi bulunur. Filtre uygulanmışsa yalnızca görünen kayıtlar dışa aktarılır. Elde edilen dosya Excel'de açılıp sıralanabilir, paylaşılabilir.
8.1.5 Düzenleme ve silme
- ✏️ Düzenle — Modal açar, alanları mevcut değerlerle doldurur.
- 🗑️ Sil — Onay kutusundan sonra kaydı kaldırır. Silmek yerine durumu Geçersiz yapmayı değerlendirin — geçmiş izi korunur.
8.2 Sertifika Raporu ve Pivot Matris
Rapor sekmesine geçtiğinizde sertifika durumuna ayrıntılı bir bakış elde edersiniz.
[ŞG: Sertifika Rapor sekmesi — üstte özet kartlar, altta renkli pivot matrisi]
Üst özet kartlar
Sayfanın üstünde durum sayaçları kart olarak görüntülenir:
- Toplam sertifika sayısı
- Geçerli / Geçersiz dağılımı
- Yakın vadeliler: Süresi dolmuş, 0–30 gün, 31–60 gün, 61–90 gün, 90+ gün kategorileri
Pivot matris
Bu tabloda satırlar Personel / Gemi adlarını, sütunlar da Sertifika Türlerini içerir. Her hücrede, o personele/gemiye ait o türün kalan gün sayısı renkli olarak gösterilir.
Renk kodları
| Renk | Anlamı | Kalan gün |
|---|---|---|
| 🔴 Kırmızı | Süresi dolmuş | < 0 gün |
| 🟠 Koyu Turuncu | Acil | 0–30 gün |
| 🟡 Turuncu | Uyarı | 31–60 gün |
| 🟨 Sarı | İzlenmeli | 61–90 gün |
| 🟢 Yeşil | Güvenli | 90+ gün |
| ⬜ Gri (soluk) | Kayıt yok | — |
Tablonun altında bu renk açıklaması her zaman görüntülenir.
Pivot filtreleri
Matrisin üst sağ köşesinde:
- Sertifika Türü seçici — Çoklu seçim açılır menü. "Tümünü Seç" / "Temizle" kısayollarıyla hızlı süzme.
- 📥 CSV İndir — Pivot matrisi CSV olarak indirir.
Kullanım senaryosu
Bir denetim öncesi pivot görünüm çok kullanışlıdır:
- Tüm personel/gemi için hangi sertifikaların eksik olduğunu tek bakışta görürsünüz (gri hücreler)
- Acil yenileme gerektiren satırlar (çok fazla kırmızı/turuncu hücre olanlar) öne çıkar
- Denetçiye sunulacak matris CSV olarak alınıp raporlanabilir
İpucu: Dashboard'daki sertifika uyarı widget'larında (Bölüm 2.6) bir kayıt görürseniz, detaya inmek için ilgili sertifika sayfasında pivot matrise bakmak, sorunun personel/gemi bazlı yaygınlığını anlamanıza yardımcı olur.
8.3 Uygunsuzluk (NC) Açma
Sol menüden Uygunsuzluk → NC Listesi ile açılır (URL: /nonconformance).
Bu sayfa, ISM (International Safety Management) Kodu çerçevesinde uygunsuzluk bildirim sürecini yönetir. Üç sekme içerir:
- Uygunsuzluklar — NC listesi ve detay paneli
- Bölgeler — NC'nin oluştuğu coğrafi/operasyonel bölge tanımları
- Raporlar — Yıllık istatistikler
[ŞG: Uygunsuzluk sayfası — sol liste, sağ detay paneli görünür]
Üst eylem düğmeleri
- 📥 PDF — Listeyi PDF olarak dışa aktarır
- ➕ Yeni Bildirim — NC bildirim formu modali açar
Filtreler (Uygunsuzluklar sekmesi)
- Gemi (çoklu)
- Durum — Açık / Devam Ediyor / Kapatıldı
- Önem — Minor / Major / Kritik
Tablo sütunları
| Sütun | Açıklama |
|---|---|
| NC No | Otomatik atanan numara |
| Gemi | İlgili gemi |
| Bölge | Operasyonel bölge (bkz. 8.3.4) |
| Birim | Güverte / Makine / Köprü / Genel |
| Konu | Başlık / tanım özeti |
| Önem | Minor (mavi) / Major (sarı) / Kritik (kırmızı) |
| Durum | Açık (kırmızı) / Faaliyet Tamamlandı (sarı) / Önleyici Tamamlandı (mavi) / Kapatıldı (yeşil) |
| Tarih | Bildirim tarihi |
| İşlem | Duruma göre dinamik düğmeler (bkz. 8.4) |
Detay paneli
Bir satıra tıklandığında sağda sticky detay paneli açılır. Panelde:
- NC başlığı ve durumu
- Tüm metin alanları (konu, neden, yapılanlar, düzeltici, önleyici, etkinlik)
- Bildiren ve kapatan kişi bilgileri
- Tarihler zaman çizelgesi (açılış → her durum değişikliği → kapatılış)
8.3.1 Yeni NC Bildirim Formu
➕ Yeni Bildirim düğmesiyle açılan "Uygunsuzluk Bildirim Formu" ISM standardına uygundur.
[ŞG: NC Bildirim Formu — üstte kimlik bilgileri, altta tanım/neden/faaliyet bölümleri]
Bildirim bilgileri
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|---|---|---|
| Gemi / Römorkör | Açılır | ✅ |
| Bildiren Kaptan | Mürettebat listesinden seçim | ✅ |
| Tarih | Bildirim tarihi | ✅ |
Sınıflandırma
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Uygunsuzluk Birimi | Güverte / Makine / Köprü / Genel |
| Bölge | Tanımlı bölge listesinden (bkz. 8.3.4) |
| Kaynak | Gözlem / Denetim / Olay (Kaza) / Müşteri / İç Denetim |
| Önem | Minor / Major / Kritik |
Tanım ve neden (ana metin alanları)
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|---|---|---|
| TANIMI / KONUSU | Uygunsuzluğun ne olduğu | ✅ |
| NEDENİ | Kök neden (root cause) | — |
Uygunsuzluğun giderilmesi
- Bildiren Tarafından Yapılanlar — Bildirim anında sahada alınan anlık önlemler
- İhtiyaç Duyulan — Henüz yapılamayan, destek/parça/izin gerektiren faaliyetler
Düzeltici ve Önleyici Faaliyet
- Düzeltici Faaliyet (Corrective Action) — Soruna yönelik somut düzeltme
- Önleyici Faaliyet (Preventive Action) — Gelecekte benzer uygunsuzluğu önlemek için alınan tedbir
- Notlar — Ek bilgi
İpucu: İlk bildirimde tüm alanları doldurmanız zorunlu değildir. Düzeltici/Önleyici faaliyet alanları sonradan, durum ilerledikçe adım adım doldurulabilir (Bölüm 8.4).
Kaydet düğmesiyle NC oluşur; durumu otomatik olarak Açık olur.
8.3.2 Bölgeler sekmesi
Bölgeler, uygunsuzluğun oluştuğu bölgesel kontekstin takip edilebilmesi için tanımlanır (örn. "Karadeniz", "Boğazlar", "Akdeniz").
➕ Yeni Bölge ile basit bir formdan (sadece Ad) yeni bölge eklenir.
Tablo sütunları
| Sütun | Açıklama |
|---|---|
| Bölge Adı | Bölgenin adı |
| Durum | Aktif / Pasif |
| (son) | Düzenle / Sil |
Pasif bölgeler yeni NC bildirimlerinde seçim listelerinde görünmez ama geçmiş kayıtlar etkilenmez.
8.4 NC Takibi ve Kapatma
Bir NC kaydı açıldıktan sonra dört durumdan geçerek kapatılır. Her geçiş, ilgili düzenleme modalini açar ve istenen bilgileri toplar.
[ŞG: NC tablosu — her satırın sağında duruma göre dinamik düğmeler]
8.4.1 Durum Akışı
Açık → Faaliyet Tamamlandı → Önleyici Faaliyet Tamamlandı → Kapatıldı
🔴 🟡 🔵 🟢
Her durum için satırın sağında ilgili aksiyon düğmesi görünür:
| Mevcut Durum | Görünen Düğme | İşlev |
|---|---|---|
| Açık | Yapılan (sarı) | Yapılanlar modalini açar |
| Faaliyet Tamamlandı | Önleyici Faaliyet (mavi) | Düzeltici/önleyici modali açar |
| Önleyici Tamamlandı | Uygunsuzluk Kapat (yeşil) | Kapanış modalini açar |
| (Açık hariç her durum) | ↩ Geri Al | Bir önceki duruma döndürür |
8.4.2 Adım 1 — Yapılanlar modali
NC durumu Açık iken Yapılan düğmesine tıklarsanız:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Bildiren Tarafından Yapılanlar | Sahada alınan acil önlemler |
| İhtiyaç Duyulan | Henüz tamamlanmamış ek faaliyetler |
✓ Yapıldı Olarak İşaretle düğmesiyle durum Faaliyet Tamamlandı'ya geçer.
8.4.3 Adım 2 — Düzeltici ve Önleyici Faaliyet modali
[ŞG: Düzeltici/Önleyici Faaliyet modalı — üstte önceki adımın özeti, altta üç metin alanı]
Durumu Faaliyet Tamamlandı olan bir NC'nin Önleyici Faaliyet düğmesine tıkladığınızda:
Üst bölümde önceki adımda girilen bilgiler salt okunur olarak görüntülenir (yapılanlar + ihtiyaç duyulan).
Doldurulacak alanlar
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Düzeltici Faaliyet | Soruna yönelik kalıcı düzeltme (örn. valf yenilendi) |
| Önleyici Faaliyet | Benzer olayı önleyecek sistemsel değişiklik (örn. haftalık kontrol listesine eklendi) |
| Etkinlik Değerlendirmesi | Yapılan faaliyetlerin etkili olup olmadığının gözlemi |
| Notlar | Ek bilgi |
✓ Önleyici Faaliyet Tamamlandı düğmesi durumu Önleyici Tamamlandı'ya taşır.
8.4.4 Adım 3 — Uygunsuzluğu Kapat modali
Durumu Önleyici Tamamlandı olan bir NC'nin Uygunsuzluk Kapat düğmesine tıkladığınızda:
Üst bölümde NC özeti görüntülenir.
Kapanış bilgileri
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Kapatan Kaptan | Mürettebat listesinden |
| Kapanış Tarihi | Kapanış tarihi |
✓ Kapat düğmesiyle NC Kapatıldı durumuna geçer. Bu, NC'nin yaşam döngüsünü sonlandırır.
8.4.5 Geri Al (Revert)
Hatalı bir geçiş yaptıysanız, Açık hariç tüm durumlardaki satırlarda ↩ Geri Al düğmesi bulunur. Bu düğme NC'yi bir önceki duruma döndürür ve işleminiz zaman çizelgesine kaydedilir.
Dikkat: Kapatılmış bir NC'yi geri almak mümkündür ancak bu denetim izi açısından hassas bir işlemdir. Yalnızca gerçek bir hata varsa kullanın.
8.4.6 NC Raporları
Raporlar sekmesine geçtiğinizde Yıl seçerek:
- Toplam NC sayısı
- Önem derecesine göre dağılım (minor/major/kritik)
- Kaynak bazlı dağılım (gözlem/denetim/olay/müşteri/iç denetim)
- Birim bazlı dağılım (güverte/makine/köprü)
- Bölge bazlı dağılım
- Aylık trend grafiği
- Ortalama kapatma süresi (gün)
Bu raporlar yönetim gözden geçirme toplantıları ve yıllık uyum denetimlerinde kullanılır.
8.5 Tipik Uyum Akışı Özeti
Bir yıllık uyum denetimine hazırlanan firma için önerilen sıra:
- Sertifika türlerini kontrol edin (Bölüm 13.4) — Takip bayrağı açık olanların doğru tanımlandığından emin olun.
- Sertifika pivot matrisine göz atın (8.2) — Eksik veya yakın vadeli belgeleri tespit edin.
- Süresi dolacakları yenileyin (8.1.5 — Düzenle) — Düzenleme tarihi güncellendiğinde son geçerlilik otomatik ileri alınır.
- Açık uygunsuzlukları gözden geçirin (8.3) — Durumu Açık veya Faaliyet Tamamlandı olanları ilerletin.
- NC raporunu hazırlayın (8.4.6) — Yıllık trend ve ortalama kapatma süresi denetim raporunda kullanılır.
- Gemi ve personel sertifika listelerini CSV olarak dışa aktarın (8.1.4, 8.2) — Denetçiye sunum için hazır dosya.
Bir sonraki bölüm: Bölüm 9 — Finans ve Muhasebe.