Bölüm 14 — Ekler
Bu bölüm, kılavuzun tamamında geçen bilgilere başvuru olarak kullanılacak ek kaynakları içerir: sık sorulan sorular, hata mesajları sözlüğü, terimler listesi, kısayollar ve destek iletişim bilgileri.
14.1 Sık Sorulan Sorular (SSS)
Giriş ve oturum
S: Şifremi unuttum, ne yapmalıyım? C: Giriş ekranında kendi kendine şifre sıfırlama özelliği yoktur. Firmanızın sistem yöneticisine (Admin) başvurun. Yönetici, Ayarlar → Kullanıcılar ekranından (Bölüm 13.1) size geçici bir şifre atayacaktır. Giriş yaptıktan sonra Profilim (Bölüm 13.7) sayfasından şifrenizi değiştirmeniz önerilir.
S: Giriş yaparken "Hesap kilitli" uyarısı aldım. C: Çok sayıda hatalı giriş denemesi sonrası hesap otomatik kilitlenir. Bir süre bekleyip tekrar deneyin ya da yöneticinizle iletişime geçin. Yönetici, Kullanıcılar sayfasındaki 🔓 Kilit Aç düğmesiyle hesabınızı hemen açabilir.
S: Tarayıcımı kapattığımda neden çıkış yapmış oluyorum? C: Shipots, güvenlik gereği oturum bilgilerinizi sadece açık olan sekmede saklar. Sekmeyi veya tarayıcıyı kapatırsanız otomatik olarak çıkış yapılmış olursunuz. Bu, başkasının bilgisayarınıza erişip hesabınıza girmesini önler.
S: Shipots'u birden fazla sekmede aynı anda kullanabilir miyim? C: Farklı sekmeler aynı oturumu paylaşmaz — her sekmeye ayrı ayrı giriş yapmanız gerekir.
Yetki ve menüler
S: Sol menüde beklediğim bir bağlantıyı göremiyorum. C: İki olası sebep vardır:
- Firmanızın Shipots aboneliğine bu modül dâhil değildir (SuperAdmin tarafından kapatılmış).
- Sizin rol grubunuzda bu sayfanın Görüntüle yetkisi yoktur.
Yöneticinize başvurarak yetkinizi veya abonelik modülünüzü kontrol ettirin.
S: Sayfaya erişebiliyorum ama "Sil" veya "Düzenle" düğmelerini göremiyorum. C: Rol grubunuzun o sayfa için Düzenle veya Sil yetkisi verilmemiştir. Yalnızca Görüntüle yetkiniz vardır.
Arayüz
S: Temayı nasıl değiştiririm? C: Sağ üst profil avatarına tıklayın, açılan menünün altındaki Tema bölümünden 7 renkten birini seçin (Bölüm 1.6.3).
S: Dili Türkçe'den İngilizce'ye nasıl çeviririm? C: Üst bardaki EN düğmesine tıklayın. Değişiklik anında uygulanır ve tercihiniz kaydedilir.
S: Menü çok yer kaplıyor, daraltabilir miyim? C: Evet, üst bardaki ☰ düğmesiyle menüyü daraltıp yalnızca simgelerin görünmesini sağlayabilirsiniz.
Sertifikalar ve belgeler
S: Bir sertifikanın PDF dosyasını yükleyebilir miyim? C: Mevcut sürümde dosya eki yükleme özelliği yoktur. Sertifikalar yalnızca numara, tarih ve geçerlilik bilgileriyle kayıt altına alınır. Orijinal belgeleri ayrı bir dosyalama sisteminde (örn. Google Drive, yerel klasör) saklamanız gerekir.
S: Süresi dolmuş bir sertifikayı nasıl yenilerim? C: İki yöntem:
- Hızlı yol: Görevler sayfasında (Bölüm 11.1) sertifika görevinin ✓ Tamamla düğmesine tıklayın, açılan modalde Yeni Vade Tarihi ve Sertifika No alanlarını doldurun — sertifika otomatik yenilenir ve bir sonraki yenileme görevi açılır.
- Manuel yol: Sertifikalar sayfasında (Bölüm 8.1.5) kaydın ✏️ Düzenle düğmesine tıklayın, yeni düzenleme tarihini girin; son geçerlilik tarihi otomatik hesaplanır.
Fatura ve tahsilat
S: Müşteriye online ödeme linki gönderebilir miyim? C: Hayır, bu özellik mevcut sürümde yoktur. Müşteri ödemeleri manuel olarak kaydedilir (Bölüm 9.5). iyzico entegrasyonu yalnızca Shipots'un kendi abonelik ücretini tahsil etmek için kullanılır.
S: Fatura oluşturdum ama e-Fatura olarak gönderilmedi? C: Taslak durumundaki faturalar otomatik olarak gönderilmez. Efatura → Efatura Giden sayfasına (Bölüm 9.7) gidip faturayı listeden seçerek Gönder düğmesine tıklayın.
S: Tedarikçiden gelen e-Faturayı nasıl muhasebeleştiririm? C: Efatura → Efatura Inbox sayfasında (Bölüm 9.8) ilgili faturanın 📥 Aktar düğmesine tıklayın. Sistem otomatik olarak bir Alış Faturası oluşturur; tedarikçi cari hesabı yoksa otomatik açılır.
Bakım ve stok
S: Bir bakım yaptım ama stoktan malzeme düşmedi? C: Bakım Yap modalinde Kullanılan Malzemeler bölümünü doldurmadan kaydetmiş olmalısınız. Bu bölüme malzeme eklenmezse stok etkilenmez. Düzeltme için manuel Çıkış işlemi yapabilirsiniz (Bölüm 10.4.2).
S: Yıllık stok sayımı yapıp sistemdeki bakiyeyi düzeltmek istiyorum. C: Mevcut sürümde sayım (inventory count) özelliği yoktur (Bölüm 10 girişi). Fiziksel sayım sonucu sistemdeki bakiye ile uyuşmuyorsa, farkı manuel Giriş (fazla çıkan) veya Çıkış (eksik çıkan) işlemiyle düzeltmeniz gerekir. Gerekçe olarak "Yılsonu sayım düzeltmesi" yazmanız denetim açısından iyi olur.
Bildirim ve e-posta
S: E-postalar gönderilmiyor, neden? C: SMTP ayarlarınız yapılmamış veya hatalı olabilir. Ayarlar → SMTP Ayarları (Bölüm 13.5) sayfasındaki Test Gönder düğmesiyle kontrol edin. Gmail kullanıyorsanız normal şifre yerine uygulama parolası (App Password) kullanın.
S: Bildirim zili her zaman kırmızı rozet gösteriyor, nasıl temizlerim? C: Üst bardaki zile tıklayın → Bildirimler sayfasına gideceksiniz → ✓ Tümünü Okundu Yap düğmesini kullanın (Bölüm 11.3.1).
Raporlar ve veri dışa aktarma
S: Raporu Excel'e aktarabilir miyim? C: Rapor sayfalarında Excel/PDF dışa aktarma yoktur (Bölüm 12 girişi). Geçici çözüm olarak tarayıcınızın Ctrl+P ile yazdırma önizlemesine geçip "PDF olarak kaydet" seçeneğini kullanabilirsiniz.
S: Listeyi CSV olarak nasıl indiririm? C: Bazı liste sayfalarında (Personel, Sertifikalar, Hareketler vb.) 📥 CSV İndir düğmesi bulunur. Rapor sayfalarında bu düğme yoktur.
Diğer
S: Bir işlem yaptım ama kim yaptığını nasıl takip ederim (audit log)? C: Sistem genelinde birleşik işlem geçmişi sayfası henüz uygulanmamıştır (Bölüm 11.4). Modül bazlı geçmiş bilgileri ilgili sayfalarda bulunur:
- NC zaman çizelgesi (Bölüm 8.3)
- Manifest olayları (Bölüm 5.4.4)
- Sözleşme onay geçmişi (Bölüm 6.3)
- Satın alma onay akışı (Bölüm 9.10.5)
- E-posta gönderim geçmişi (Bölüm 11.3.4)
- Güvenlik olayları (Bölüm 13.6)
14.2 Hata Mesajları Sözlüğü
Sistemde karşılaşabileceğiniz yaygın hata mesajları ve çözümleri.
Giriş ekranı hataları
| Mesaj | Anlamı | Çözüm |
|---|---|---|
| Geçersiz kimlik bilgileri | E-posta veya şifre yanlış | Bilgileri kontrol edin; sağdaki parantezde kalan deneme sayısı görünür |
| Hesap kilitlendi (HTTP 423) | Çok fazla başarısız deneme | Bir süre bekleyin veya Admin'e başvurun |
| Çok fazla deneme (HTTP 429) | Kısa süre içinde çok istek | Birkaç dakika bekleyin, tekrar deneyin |
| Bağlantı hatası / API erişilemiyor (HTTP 502) | Sunucu çalışmıyor | IT ekibinize haber verin |
Kayıt ve form hataları
| Mesaj | Anlamı | Çözüm |
|---|---|---|
| Ad gereklidir / Başlık gereklidir | Zorunlu alan boş | Yıldızlı (*) alanları doldurun |
| En az 2 liman giriniz (kalkış + varış) | Sefer güzergahı eksik | Güzergaha en az 2 liman ekleyin (Bölüm 4.2) |
| Gemi seçiniz | Sefer/fatura oluşturulurken gemi boş | Açılır menüden gemi seçin |
| Silinsin mi? | Silme onayı | Tamam → silinir, İptal → vazgeçilir |
e-Fatura hataları
| Mesaj | Anlamı | Çözüm |
|---|---|---|
| Müşteri e-Fatura mükellefi değil | VKN ile yapılan sorguda mükellef çıkmadı | Müşteri için e-Arşiv profili seçin |
| Alias bulunamadı | Posta kutusu etiketi tanımsız | Cari hesap kartında alias alanını doldurun (Bölüm 9.2) |
| Entegrator bağlantısı başarısız | eLogo servisi erişilemedi | e-Fatura Yapılandırma → Test Et ile kontrol edin |
Bakım / stok hataları
| Mesaj | Anlamı | Çözüm |
|---|---|---|
| Kaynak ambar bakiyesi yetersiz | Transfer / çıkışta miktar yok | Önce giriş yapın veya farklı ambar seçin |
| Tüm bakım tanımları bu kategoriye zaten atanmış | Yeni atama yok | Yeni bakım tanımı ekleyerek sonra atayın |
| SMTP ayarlanmamış | Sipariş e-postası gönderilemedi | Bölüm 13.5'ten SMTP'yi yapılandırın |
Genel sistem hataları
| Mesaj | Anlamı | Çözüm |
|---|---|---|
| Kayıt bulunamadı | Tabloda filtrelenen kritere uygun kayıt yok | Filtreleri gevşetin veya Temizle |
| Yetkiniz yok | Rol grubunuzda bu işlem yok | Yöneticinize başvurun |
| Bağlantı hatası | İnternet koptu | İnternet bağlantınızı kontrol edin, sayfayı yenileyin (F5) |
14.3 Terimler Sözlüğü
Denizcilik ve gemi terimleri
| Terim | Açılım / Anlamı |
|---|---|
| IMO | International Maritime Organization — Uluslararası Denizcilik Örgütü. Her geminin benzersiz 7 haneli IMO numarası vardır |
| MMSI | Maritime Mobile Service Identity — 9 haneli gemi radyo kimlik numarası |
| Call Sign | Çağrı İşareti — Gemi telsizi için kullanılan kısa kod |
| Flag | Bayrak — Geminin sicil ülkesi |
| GT | Gross Tonnage — Gross Tonaj, geminin toplam hacim ölçüsü |
| DWT | Deadweight Tonnage — Deadweight, geminin taşıyabileceği maksimum yük (yakıt, su, kargo dahil) |
| LOA | Length Overall — Geminin toplam uzunluğu |
| Beam | Geminin genişliği (en) |
| Draft / Draf | Geminin suda batan kısmının derinliği |
| TEU | Twenty-foot Equivalent Unit — 20'lik konteyner birimi (1 TEU ≈ 21.77 ton, 33.2 m³) |
| Bow Thruster | Baş Pervane — Gemi ön tarafındaki yan itici |
| Stern Thruster | Kıç Pervane — Gemi arka tarafındaki yan itici |
| Voyage | Sefer — Geminin bir yükleme-boşaltma döngüsü |
| ETA | Estimated Time of Arrival — Tahmini Varış Zamanı |
| ETD | Estimated Time of Departure — Tahmini Kalkış Zamanı |
| ATA / ATD | Actual Time of Arrival / Departure — Fiili varış / kalkış zamanı |
| UNLO | UN Location Code (UN/LOCODE) — Birleşmiş Milletler liman/lokasyon kodu |
| Bunkering | Yakıt İkmali — Limanda yakıt almak için yapılan uğrak |
| Transit | Geçiş — Gemiye yük almadan / vermeden yapılan uğrak |
Kargo ve lojistik
| Terim | Açılım / Anlamı |
|---|---|
| Manifest | Kargo manifestosu — Gemideki yüklerin detay listesi |
| BOL | Bill of Lading — Konşimento |
| Shipper | Yükleyici — Kargoyu gönderen |
| Consignee | Alıcı — Kargoyu teslim alacak taraf |
| HS Code | Harmonized System Code — Gümrük Tarife İstatistik Pozisyon Kodu |
| IMDG | International Maritime Dangerous Goods — Tehlikeli yük kodları |
| UN Number | Birleşmiş Milletler tehlikeli madde numarası |
| BAF | Bunker Adjustment Factor — Yakıt Sürşarjı |
| CAF | Currency Adjustment Factor — Kur uyum faktörü (döviz farkı sürşarjı) |
| FOB | Free On Board — Teslim gemide terimi |
| CIF | Cost, Insurance and Freight — Maliyet, sigorta ve navlun dahil fiyat |
| CBM | Cubic Meter — Metreküp (m³) |
| Breakbulk | Parça yük |
Uyum ve düzenlemeler
| Terim | Açılım / Anlamı |
|---|---|
| ISM | International Safety Management Code — Uluslararası Emniyetli Yönetim Kodu |
| SOLAS | Safety of Life at Sea — Denizde Can Güvenliği Sözleşmesi |
| MARPOL | Marine Pollution — Denizin Kirlenmesini Önleme Sözleşmesi |
| MLC | Maritime Labour Convention — Denizcilik Çalışma Sözleşmesi (çalışma saatleri, dinlenme kuralları) |
| STCW | Standards of Training, Certification and Watchkeeping — Gemiadamları Eğitim ve Vardiya Sözleşmesi |
| NC | Non-Conformance — Uygunsuzluk |
| Minor NC | Düşük önem düzeyinde uygunsuzluk |
| Major NC | Orta-yüksek önem düzeyinde uygunsuzluk |
| Corrective Action | Düzeltici Faaliyet — Soruna yönelik çözüm |
| Preventive Action | Önleyici Faaliyet — Benzer sorunların tekrarını önleme |
| Root Cause | Kök Neden |
| PSC | Port State Control — Liman Devleti Kontrolü |
e-Fatura ve finans
| Terim | Açılım / Anlamı |
|---|---|
| e-Fatura | Türkiye GİB sistemine uygun elektronik fatura |
| e-Arşiv | e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara kesilen elektronik fatura |
| GİB | Gelir İdaresi Başkanlığı |
| VKN | Vergi Kimlik Numarası (10 hane) |
| TCKN | T.C. Kimlik Numarası (11 hane) |
| UBL | Universal Business Language — e-Fatura XML formatı |
| ETTN | Evrensel Tekil Tanımlama Numarası — e-Fatura UUID'si |
| Alias / Posta Kutusu Etiketi | e-Fatura gönderim adresi (urn:mail:... formatı) |
| TEMEL FATURA | Alıcının kabul/red etme hakkı olmayan fatura profili |
| TİCARİ FATURA | Alıcının kabul/red edebildiği fatura profili |
| İyzico | Türkiye'de kullanılan güvenli ödeme altyapısı |
| TCMB | Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası (günlük döviz kuru kaynağı) |
| Cari Hesap | Müşteri/tedarikçi kartı ve hesap takibi |
| Mükellef | Vergi kanunu çerçevesinde yükümlü gerçek / tüzel kişi |
Yazılım ve sistem
| Terim | Açılım / Anlamı |
|---|---|
| SMTP | Simple Mail Transfer Protocol — E-posta gönderim protokolü |
| IMAP | Internet Message Access Protocol — E-posta okuma protokolü |
| SSL/TLS | Şifreli bağlantı protokolleri |
| JWT | JSON Web Token — Oturum kimlik anahtarı |
| QR Kod | Quick Response Code — Hızlı okunabilen 2D barkod |
| API | Application Programming Interface — Uygulama programlama arayüzü |
| CSV | Comma-Separated Values — Virgülle ayrılmış tablo dosya formatı |
| Tenant | Kiracı — Çok-firma (multi-tenant) sistemde bir firma |
| Kanban | Görev panosu yönetim tekniği (sütunlar halinde gösterim) |
| SignalR | Gerçek zamanlı iletişim kütüphanesi (konum güncelleme) |
| Leaflet | Harita gösterim kütüphanesi (OpenStreetMap tabanlı) |
| FullCalendar | Takvim görünüm kütüphanesi |
| Chart.js | Grafik çizim kütüphanesi |
| Drag-and-drop | Sürükle-bırak |
Shipots'a özgü
| Terim | Anlamı |
|---|---|
| SuperAdmin | Tüm firmaları yönetebilen sistem yöneticisi |
| Admin | Kendi firmasının yöneticisi |
| Rol Grubu | Yetki şablonu — hangi sayfaları görüp düzenleyebileceği |
| Firma Modülleri | Bir firmanın Shipots aboneliğinde açık olan menüler |
| Kiosk Modu | Gemi içi terminal ekranı (vardiya giriş/çıkış) |
| Transfer İrsaliyesi | Ambarlar arası çok kalemli stok aktarım belgesi |
| Ekstre | Kümülatif bakiye tablosu (stok veya yakıt) |
| Pivot Matris | Sertifika raporundaki çapraz tablo görünüm |
| Takip Bayrağı | Bir sertifika türünün özel izlenmeye tabi olması |
| Otomatik Görev | Sistemin kendiliğinden oluşturduğu (bakım, sertifika) görev |
| Özel Etkinlik | Takvime kullanıcının elle eklediği olay |
14.4 Kısayollar ve Kullanım İpuçları
Tüm sistemde geçerli
| Kısayol / Etkileşim | İşlev |
|---|---|
| Enter (giriş ekranı) | Giriş Yap |
| Enter (arama kutusu) | Aramayı uygular |
| Esc | Açık açılır menü / modal / offcanvas'ı kapatır |
| ☰ (üst bar) | Sol kenar menüsünü daraltır / genişletir |
| Tablo sütun başlığına tık | O sütuna göre sıralar (tekrar tıklayınca ters sıralama) |
| Satıra tık | Detay paneli / detay sayfası açar |
| Ctrl + P | Tarayıcı yazdırma (PDF olarak kaydedilebilir) |
| F5 | Sayfayı yenile |
| Ctrl + Shift + I | Tarayıcı geliştirici araçları (sorun bildirirken ekran görüntüsü alırken yararlı) |
Sayfa türüne göre
| Sayfa / Özellik | Kısayol / İpucu |
|---|---|
| Sefer tablosu | Satıra tıklayınca sağda detay paneli açılır |
| Bakım Planları | Gemi seçimi zorunludur; seçmeden kategoriler görünmez |
| Kanban (Görevler) | Kartı farklı bir kolona sürükleyerek durum değiştirir |
| Takvim | Güne tıklayınca yeni etkinlik modali açılır; olaya tıklayınca detay |
| Kiosk | QR kod 3 saniye boyunca tekrar taranmaz (çift giriş önleme) |
| Fatura kalemi | Döviz alanındaki 🔄 düğmesi TCMB kurunu çeker |
| Transfer İrsaliyesi | Tam ekran modal — ESC ile kapanmaz, İptal kullanın |
Filtre genel davranışları
- Çoklu seçim filtrelerinde hiçbir şey seçmezseniz "Tümü" otomatik aktif olur
- "Tümünü Seç" / "Temizle" kısayolları birçok filtrede bulunur
- Arama kutuları yazdıkça anlık filtreler (tuşa basmanıza gerek yok)
- Tarih aralığı filtreleri en az bir tarih seçince aktif olur
14.5 Destek İletişimi
Teknik destek için
Bir sorun yaşadığınızda veya yardıma ihtiyacınız olduğunda:
Destek hattı: [Firmanın destek telefonu]
Destek e-posta: [destek@firmaniz.com]
Çalışma saatleri: [Örn. Pazartesi-Cuma 09:00–18:00 (TR saatiyle)]
Acil durum (7/24): [Varsa acil hattı]
Destek isterken şunları hazırlamanız faydalı olur:
- Firma kodu / kısa kod (Bölüm 13.3 — Firma Bilgileri)
- Kullanıcı e-postanız
- Sorunun yaşandığı sayfanın URL'si (örn.
/invoices) - Hata mesajı metni (ekran görüntüsü daha iyi)
- Adım adım ne yaptığınız (örn. "Yeni Fatura düğmesine tıkladım, modal açıldı, Kaydet'e basınca şu hata geldi...")
- Tarayıcı ve sürümü (Chrome/Edge/Firefox + sürüm no)
- İşletim sistemi (Windows 11, macOS vb.)
Ekran görüntüsü alma
- Windows:
Win + Shift + S— Ekran alanı seçici - Mac:
Cmd + Shift + 4— Ekran alanı seçici - Tüm sayfa ekran görüntüsü: Chrome / Edge'de
F12→Ctrl + Shift + P→ "Capture full size screenshot"
Sorun bildirim formatı önerisi
Konu: [Sayfa adı] - [Kısa sorun açıklaması]
Firma kodu: ABC-001
Kullanıcı: kullanici@firma.com
Sayfa: https://shipots.firma.com/invoices
Tarayıcı: Chrome 125 / Windows 11
Yaşanan sorun:
(Sorunu adım adım anlatın)
Beklenen davranış:
(Ne olmasını bekliyordunuz?)
Ekran görüntüsü:
(Ekli)
Eğitim ve yardım
- Bu kılavuz — Çoğu sorunun cevabı burada bulunur; bölüm numaraları ve içindekileri kullanın
- Yöneticinize sorun — Firma içi sistem yöneticinizin rolünüze yetki vermesi / sorun hakkında bilgi vermesi gerekebilir
- Eğitim videoları — [Varsa video rehber linki]
Geri bildirim ve öneriler
Shipots'ta yeni özellik isteğiniz veya iyileştirme öneriniz varsa:
[Geri bildirim e-posta adresi]
İşlemleriniz ve veri güvenliğiniz bizim için önemlidir. Geri bildirimleriniz sistemin sürekli gelişmesini sağlar.
Kılavuzun Sonu
Bu belge, Shipots'un mevcut sürümünü temel almaktadır. Sistemde yeni özellikler eklendikçe veya mevcut özellikler değiştikçe bu kılavuz güncellenecektir.
Belge versiyonu: 1.0 Son güncelleme tarihi: [Tarih] Hazırlayan: [Hazırlayan isim / ekip]
Kılavuzun herhangi bir bölümünde eksik, yanlış veya güncel olmayan bilgi olduğunu düşünüyorsanız lütfen yukarıdaki destek kanallarından bildirin.
Teşekkürler! Shipots'u kullanmayı tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz. İyi seferler dileriz. 🚢